Estudo de caso

Estudo de caso – Empresa TOKPHONE

Para analisar o ciclo de vida de crescimento da empresa TOKPHONE vamos utilizar um modelo de maturidade dos sistemas de suporte à decisão. Este modelo de maturidade é do TWDI – The Data Warehousing Institute.

O objectivo principal é alinhar o uso das tecnologias de informação com o negócio de modo a contribuir para o sucesso da empresa e aumentar o ROI.

A empresa TOKHONE é uma empresa multinacional que opera no mercado de telecomunicações à cerca de 10 anos. É relatado que é inovadora no uso de sistemas de informação ao nivel operacional. No entanto ao nível de sistemas de datawartehousing está ainda no inicio. Os gestores utilizavam folhas de excel e apenas o departamento de marketing é que tem 2 datamarts. Assim não têm um sistema BI/DW que permita ter a informação integrada de toda a empresa.

Modelo maturidade TWDI

Para identificar o estado de maturidade da empresa em termos de datawarehousing/BI são analisados os seguintes tópicos:

SCOPE – Até que ponto o sistema de DW/BI suporta todas as partes da organização e todos os potenciais utilizadores?

Verifica-se que apenas o departamento de marketing tem implementado 2 datamarts. Deste modo a âmbito é limitado e o sistema de datawarehouse/BI não abrange toda a organização.

Utilizando o modelo TWDI para a categoria Score temos 2 + 3 + 1 + 1 + 1 = 8 à em termos de scope a empresa está entre a fase infant e a Child.

      1)      Which best describes the SCOPE of your group's BI/DW environment?

2 pt - Department (Enterprise) - Single department across most or all business units (Departamento de Marketing)

      2)      Which best describes the status of your group's BI/DW IMPLEMENTATION?

3 pt - We've completed two or more major projects (2 Datamarts)

     3)      What percentage of ALL EMPLOYEES that your group is charged with supporting either use your group's BI/DW environment or consume its output?

1 pt - 0 to 20% (100 em 10.000 colaboradores)  

     4)       How many different DEPARTMENTS OR FUNCTIONAL AREAS (e.g. sales, finance, manufacturing, etc.) does your group's BI/DW environment support?

1 pt – 1 (Dep. Marketing)

      5)      How many APPLICATIONS does your BI/DW environment support?

1 pt - 1 to 2

SPONSORSHIP – Até que ponto os sponsors de sistema BI/DW estão envolvidos com o programa?

O projecto de DW/BI efectuado até agora teve como lider o director de IT e teve o sponsor do director de Informação de gestão. Temos assim o IT ligado ao negócio de certo modo pois por exemplo na realização dos relatórios o IT não é envolvido.

Score  4 + 2 + 4 + 3 + 2 = 15 à em termos de sponsorhip a empresa está na Fase Teenager

      1)      Which best describes the SPONSOR of your BI/DW group?

4 pt – High (o director de Inovação e Gestão é o próprio sponsor e é esta direcção que realiza os relatórios)

      2)      Which best describes how EXECUTIVES perceive the PURPOSE of your group's BI/DW environment?

2 pt - Tactical resource - Tools to assist decision making.

      3)      To what degree is your sponsor COMMITTED to the BI/DW program?

4 pt – High (direcção do spsonsor com a responsabilidade de realização dos relatórios)

      4)      To what degree is the BI sponsor held ACCOUNTABLE for the outcome of the BI/DW solution?

3pt - Moderate - Sponsor assumes accountability but is not incented for performance. (cabe apenas ao IT a performance do sistema)  

     5)      To what degree does the BI/DW program have PROCESSES in place to plan, prioritize, and adjust its BI/DW investments and resolve conflicts?

2pt- Low - Between very low and moderate.

Aplicando os outros critérios do modelo temos:

FUNDING – How successful is the BI/DW team in securing funding to meet business requirements?

“A alocação de financiamento é efectuada através de uma prioritização de todas as iniciativas (IT e BI), sendo que as iniciativas de BI representam cerca de 10% da totalidade dos projectos actuais.”

Score 4 + 3 + 4 + 3 + 3 = 17 à  entre a fase Teenager e a fase Adult

VALUE - How effectively does the BI/DW solution meet business needs and expectations?

Fase Child - Até agora apenas o departamento de marketing teve a preocupação de ter um sistema de BI/DW. No entanto têm 2 datamarts não integrados.

ARCHITECTURE - How advanced is the BI/DW architecture, and to what degree do groups adhere to architectural standards?

Fase Child - Primeiro data mart com arquitectura pouco flexivel e sem ligação ao segundo que adoptou uma outra arquitectura.

DATA - To what degree does the data provided by the BI/DW environment meet business requirements?

Fase Infant - Apesar do processo que está implementado, os utilizadores não confiam nos dados a 100% e precisam sempre de fazer validações da informação que utilizam junto das fontes de informação para garantir a sua veracidade.

DEVELOPMENT - How effective is the BI/DW team’s approach to managing projects and developing solutions?

Fase Infant – Construção de datamarts independentes e que têm arquitecturas diferentes. O projecto é pouco flexivel demorando 9 a 12 meses a integrar uma nova área no sistema de BI/DW

DELIVERY - How aligned are reporting/analysis capabilities with user requirements and what is the extent of usage?

Fase Infant – Cabe à area de Informação de Gestão a criação e gestão dos relatórios produzidos, e uma vez que os casual users não têm conhecimento suficiente para os desenvolver, existe uma equipa de power users no departamento, dedicada a ajudar os casual users a criar as visões de negócio para apoio à decisão. Os utilizadores acedem a qualquer uma das camadas para poderem extrair e construir os seus relatórios.

A informação sobre os tipos de dados que residem nas tabelas e o mapeamento dos processos ETL não se encontram documentados de forma integrada.

Apesar de haver alguma maturidade nalgumas áreas vistas acima a análise global é que a empresa ainda está numa fase inicial de maturidade situando-se no GULF. Ou seja entre a fase infant e child.

Iniciativas para evoluir a maturidade do sistema BI/DW da empresa TOKPHONE.

- Investimento para aplicar as melhores prácticas de construção do sistema BI/DW

- definir uma arquitectura comum para todos os datamarts.

- integrar e melhorar os 2 datamarts do departamento de marketing de modo a poderem ser integrados com outros datamarts de outras áreas e assim todos constituirem o datawarehouse da empresa (Kimball)

- levantamento de requisitos das outras áreas da empresa de modo a construir mais datamarts segundo uma mesma arquitectura.

- Envolvimento da área de IT de modo a dar apoio na construção dos relatórios a nivel de toda a empresa. É claro que a área de negócio tem de estar sempre envolvida.

-  Os utilizadores não devem aceder à staging área se for escolhida uma arquitectura que contemple essa área.

- Deverão ser integrados e documentados o mapeamento dos processos ETL bem como a Metadata.

- Deve haver uma campanha de sensibilização envolvendo todos os colaboradores de modo a mudar a cultura de como é visto o sistema BI/DW. Este passo deveria ser fundamentado pela própria administração de modo a aumentar a credibilidade no sistema de BI/DW.

Referências

2011 – slides João guerreiro – módulo 4 - Sistemas Integrados de Apoio à Decisão - Decision Support Systems